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赢得上级支持
从事营销工作时间愈长，就愈发觉领导的作用愈大。用一句俗话来形容：“成也领导，败也领导”，会议营销要想取得成功，必须取得上级领导的大力支持。
然而，要想取得上级的支持，并不是件容易的事情。因为举办会议是需要公司往外掏钱的，但是会议营销究竟会达到什么样的效果，谁也说不准。尽管每个人都知道会议营销非常重要，但因为没有一个量化的考核标准，加上现在市场竞争越来越激烈，每个公司的经费都比较紧张，所以上级领导对支持会议营销多存疑虑。
此时，当会议的具体负责人或策划师有了一个初步的想法，并明确了会议的主题、目的、形式、举办时间、地点、参与人等因素之后，会议的负责人或策划师应该及时向上级领导提出一个比较详尽的报告，针对当前的市场环境、面临的挑战与机遇、举办会议的投入与预计的成效作详细的分析，力争获取上级的支持。
对于上级来说，是否支持会议营销，支持力度多大，取决于三个问题：为什么要举行会议营销？如何办好会议营销？付出与产出各是多少（或付出与产出是否成正比）？第一个问题的答案在市场背景资料部分和会议的主题、目的部分；第二个问题的答案在于会议的具体内容，包括形式、地点、时间、会议日程安排、人员分工等方面；第三个问题的答案在于会议预算费用表和预计收益表，以及会议结束之后的总结报告。会议营销要想获得上级支持，提交给上级的报告中就必须解决以上三个问题，因此有人认为“报告是赢得上级支持、会议营销成功的敲门砖”。我们此次经销商座谈会，提交给公司高层的报告恰恰就符合这一条。
上级领导对会议营销的支持体现在以下四个方面：
首先是直接的预算费用支持。会议的预算费用应该充分考虑到各种费用的预算，愈周全愈好，因为预算费用方面是上级最关心的问题，所以仔细不会犯错；同时，还需要预算一部分意外费用，比如，飞机晚点，接待人员和来宾的额外饮食费用，或者是因为其他不可抗因素导致的额外费用，这部分费用原则上占到预算总费用的5—10%。
其次是营销政策方面的支持。公司应该提前制定出相应的营销政策，包括在产品、价格、渠道、促销、服务等多方面的支持力度，这些都是经销商最关心的问题。
再次，通过上级相关部门的组织、协调，获得其他相关部门及人员的支持。稍微大一点的会议，就牵扯到生产、研发、销售、广告、策划以及其他众多部门，在这方面，如果缺少上级的支持，下面的人可以说是寸步难行。
最后是得到其他各种资源。比如，产品的陈列，交通工具的提供，住宿和饮食方面的支持，以及其他各种资源的支援，这些都必须在打给上级的报告中得到体现。
上级领导的作用是什么？就是组织、协调，这也是成功的会议营销所必须具备的要素。
充分而合理的分工
中国自古以来就有“三个臭皮匠，顶个诸葛亮”的说法；又有“一只羊率领的一群狼打不赢一只狼率领的一群羊”的说法，这两句话至少说明了两个道理：一是整体的力量重于个人的力量，只有将大家的力量发挥出来，才有可能把事情做好；二是领导者在经营管理中承担着相当大的责任和义务，“领导决定成败”。
许多企业的会议营销常以失败告终，为什么？道理很简单，领导不象领导，员工不象员工。领导“事必躬亲”，什么事情都要由他来亲自“决策”；员工忙忙碌碌比，不知所为，东窜西跳之后，悄悄地躲在哪个角落里睡觉；最后领导忙不过来了，看见谁在眼前，就抓住谁让他干活，分配完任务之后，领导转眼又忘了，因为事情太多了。这样的例子举不胜举。
我记得，公司曾举行过一些小型活动，每次活动完毕，领导都会大病一场，为什么呢？太累了！所有的事情，小到连座次牌、嘉宾卡都要由他来亲自决定，每天晚上工作到深夜，还是夜不能寐，你说这还累不累呢？说到底，他们忘记了，个人的力量毕竟是很弱小的，即使他们能力再强，他们也不可能独自完成所有的事情，他们根本没有想到借助于其他人员的力量。所以说，充分而合理的分工实在是会议营销成功的重要因素之一。
我们此次经销商座谈会大获全胜，很重要的一个支撑就是进行了充分而合理的分工。在会议举行前两个星期，我们就成立了专门的会务组。
其中，会务组成员包括：
公司领导，他们的任务就是指定会议的具体负责人，寻求其他相关部门和员工的支持，取得公司高层领导的支持；对整个活动过程进行监控，提出建议和指导性意见，解决一些疑难问题和突发事件。
会议的具体负责人，只有一个，是此次会议的总负责人。他的责任重大，也明确，就是寻求其他部门的支持和协助；对会议的整个流程进行统筹规划，挑选核心成员，并对各个核心成员进行具体分工；取得活动经费；协调各个部门、成员间的工作，将所有的工作串联在一起；监督考核下面成员的工作，并解决一些疑难问题。
会务组核心成员，也就是最底层干事的成员。这方面的成员具体又分为四类：
首先是负责宣传方面的成员，包括撰写领导讲话稿、新闻稿件，准备相应的宣传资料等，各种条幅、横幅内容，背景板、展板内容以及媒体接待的工作均由这部分成员负责。
其次是接待来宾的成员。包括会议前的电话、网络、传真联系，发放邀请函，收回回执；安排、负责接机、火车站接待及现场接待工作；安排好来宾的饮食、住宿及最后的送客等工作。
再次是负责活动现场布置的人员。包括准备好桌椅、花盆、条幅、横幅、地毯、背景板、展板、讲话桌、话筒、音响、电源、投影设备、礼仪小姐、气球、拱门以及其他。
最后一类是是其他后勤人员，包括准备资料袋、礼物、座次牌、嘉宾卡、乐队、舞狮队、交通工具等。这些工作都必须在会议开始前，全部做到位。
总之，一次会议营销就相当于是经营一个小企业，惟有充分调动起一切有生力量，会议营销才有最终成功的可能。
其他细节方面的考虑
俞雷先生在《细节的力量》一文中曾详述细节在营销工作中的重要性，而我们此次经销商座谈会之所以成功，很大程度上也有赖于在细节方面的关注。
在会议召开的前一天，我们将会议日程安排最终确定下来，并打印出详细的日程安排表，将这些日程安排表发放到每位与会的经销商代表手中。同时，我们会务组另外制定出了更为详尽的会议日程安排表，上面将会议上每位讲话者的姓名、顺序、讲话时间都限定下来，并提前与各讲话者私下沟通，全面控制会议的整个流程，协调好现场氛围。此次会议，是我所经历过的罕见的一次没有遭遇“冷场”的座谈会。
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